Bilim Ağacı Mentorluk Programı Yönergesi

BÖLÜM 1 AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR

  1. Amaç

 Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk Programı Yönergesi’nin (Yönerge) amacı, Bilim Ağacı Vakfı (Vakıf) Kuruluş Senedinde belirtilen amaçlar ve ilkeler doğrultusunda Bilim Ağacı Vakfı tarafından uygulanacak Mentorluk Programı ilgili usul ve esasları belirlemektir.

1.2 Kapsam

 Bu yönerge, Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk Programından yararlanmak isteyen Bilim Ağacı Vakfı bursiyerlerini, mezun bursiyerleri, üniversite öğrencilerini ve programa katılmak isteyen bireylerin, mentorların seçilmesi, mentor-menti eşleştirilmesi ile ilgili usul ve esasları, bunların yanı sıra Vakıf adına mentorluk programında görevli kişi ve birimlerin yetki ve sorumluluklarını kapsar.

1.3 Tanımlar

  1. Vakıf: Bilim Ağacı Vakfı,
  2. Mentor: Bilgi ve tecrübeleri ile Bilim Ağacı Vakfı bursiyerleri ve mentorluk programından yararlanan bireylere, gönüllü rehberlik yapan, tecrübelerini aktaran kendi alanlarında uzman ve liyakatli kişilerdir.
  3. Menti: Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk programına seçilmiş olan bursiyerler, mezun bursiyerler ve bu programından yararlanmaya hak kazanmış bireylerdir.
  4. Yönetim Kurulu:Bilim Ağacı Vakfı Yönetim Kurulunu,
  5. Komite:Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk Komitesini,
  6. Vakıf Senedi:Vakfın kuruluşunu ve tescilini gösteren resmi belgeyi,
  7. Yönerge:İşbu Mentorluk Programı Yönergesini,
  8. Bursiyer: Bilim Ağacı Vakfı burs yönetmelik hükümlerine göre burs almaya hak kazanmış ya da almakta olan kişiyi,
  9. Burs:Bilim Ağacı Vakfı tarafından karşılıksız olarak verilen maddi desteği,
  10. Komite sekreteri:Mentorluk Programı komitesi sekretarya işlerini yöneten görevliyi, ifade eder.

 

BÖLÜM 2 – MENTORLUK PROGRAMININ AMACI ve KAPSAMI

2.1 Mentorluk Programının Amacı 

Mentorluk Programı; Mentorluk Programı, Vakıf burs ve eğitime katkı sisteminin önemli bir unsuru, gönüllülük esasına dayanan, karşılıklı bir rehberlik, bilgi, tecrübe aktarımı ve öğrenme sürecidir. Vakfın kuruluş amacına uygun olarak, mentilerin eğitim süreçlerini desteklemek, kariyer planlamalarına ve kişisel gelişimlerine katkı sağlamak için ihtiyaç duyacakları bilgi, deneyim ve kaynaklarla buluşturmak amacıyla uygulanır.

 2.2 Mentorluk Programının Kapsamı

Program kapsamında bursiyerlere gönüllü rehberlik yapanlar “mentor”, bu süreçten faydalanmak ve öğrenme sürecini hızlandırmak isteyen gönüllü bursiyerler “menti” olarak tanımlanır. Mentorler, Vakıf yetkilileri ve iş yaşamında tecrübeli olan gönüllüler ve mezun bursiyerlerden oluşur.

Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk Programı kapsamında, Vakfın bursiyerleri, mezun bursiyerler ve bu programdan yararlanmak isteyen bireylerin, Vakfın mentor havuzunda yer alan mentorlar ile eşleştirilmesi sağlanır.

BÖLÜM 3 – MENTORLUK PROGRAMI GENEL UYGULAMA ve ÇALIŞMA ESASLARI

3.1 Vakıf mentorluk programından yararlanmak isteyen bursiyerlerin ve bireylerin mentor başvuruları; her yıl, Vakfın ilan ettiği süre içerisinde, mentorluk programı başvuru formunun doldurularak, Vakfa e-posta gönderilmesi yoluyla yapılır.

3.2 Vakfın mentorluk havuzu çeşitli alanlardaki akademisyenler, vakıf yönetim kurulu ve danışma kurulu üyeleri, alanında başarılı olmuş özel sektör yöneticileri ve eğitimcilerden oluşur.

3.3 Vakıf, başvuruları değerlendirir. Mentinin eğitimi ve başvuru formunda belirttiği mentorluk almak istediği alanları göz önüne alınarak, Vakıf mentor havuzundan uygun eşleştirmeler yapılıp mentor ataması yapılır.

3.4 Yapılan eşleştirmeler Vakıf tarafından mentor ve mentiye bildirilir. Bu bildirim yapıldıktan sonra, on gün içerisinde ilk görüşmenin planlanması beklenir. Mentor ve menti görüşmelerinin günü, yeri ve saati her iki tarafın takvimine uyacak şekilde, ortaklaşa kararlaştırarak belirlenir. Mentor ve menti arasındaki görüşmeler bireysel veya grup mentorluğu şeklinde yapılabilir.

3.5 Her yıl Kasım-Haziran arasındaki sekiz aylık dönemde, en az altı mentorluk görüşmesinin fiziki / online yapılması beklenir. Görüşmeler en az bir saat olacak şekilde organize edilir.

3.6 İlk görüşmede menti ve mentor, mentinin ihtiyaçları çerçevesinde konuları belirler ve hedef haritası çıkartılarak aksiyon planlaması yapılır. Bu süreçte her görüşme için “mentorluk” gündemi belirlenir.

3.7 Program süresince yapılan görüşmeler, her iki tarafça, belirlenen sistem üzerinden raporlanır.

3.8 Planlanan toplantıların yapılamayacak olması halinde, bu durum, önceden ilgili tarafa ve Vakıf Mentorluk Programı Koordinatörüne gerekçesi ile birlikte bildirilir.

3.9 Taraflar, görüşmelerde gizliliğin esas olduğunu bildiklerini kabul, beyan ve taahhüt ederler.

3.10 Mentorluk alan kişinin bilgisi ve onayı olmadan, kendisi ile ilgili herhangi bir bilgi, üçüncü şahıslarla paylaşılmaz. Taraflar, mentorluk sürecinde öğrenilen bilgiler kapsamında,  kişisel verilerin korunmasından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca sorumludurlar.

3.11 Mentorluk programı, planlanan en az altı görüşme tamamlanıp süreç kapatıldığında sona erer. Bununla birlikte, ilişkinin sona ermesini gerektiren başka durumlar ortaya çıkabilir.

3.11.1 Taraflardan bir veya birden fazla kişi “Gizlilik” ilkesine aykırı davrandığında,

3.11.2 Taraflardan bir tanesinin bir ay süre ile herhangi bir açıklama olmaksızın iletişime geçmemesi durumunda,

3.11.3 Taraflardan biri mentorluk programına devam etmeme kararı aldığında, Mentorluk komitesine başvurarak, mentorluk ilişkisini sonlandırır.

 3.12 Mentorluk programının her dönemi için, mentora her menti için iki aylık burs tutarı kadar ödeme yapılır. Bu ödeme mentorun uygun gördüğü, mentinin kişisel, kültürel ve sosyal açıdan gelişimi ya da bir ihtiyacının karşılanması için yapılan bir ödemedir. Mentor yaptığı ödemelerin belgelerini dönem sonunda Vakfa teslim eder.

3.13 Bu süreç, dijital bir platform üzerinden yürütülür ve takip edilir. Mentorluk programı ile ilgili duyurular, Vakfın sosyal medya hesapları, e-posta yoluyla ve web sitesinde duyurulur.

3.14 Mentorluk  programının başında tüm mentorlardan ve mentilerden KVKK rıza metni alınır.

 

BÖLÜM 4 – MENTORLUK PROGRAMI KOMİTESİ, MENTOR ve MENTİLERİN GÖREV ve SORUMLULUKLARI

 4.1 Mentorluk Programı Komitesi Görev ve Sorumlulukları

 4.1.1 Komite bu yönergeye uygun olarak Vakfın mentorluk programı süreçlerini yönetmekle görevli birimdir.

4.1.2 Komite, Yönetim Kurulu tarafından atanmış en az 5 üye ile kurulur. Gerekli görüldüğünde komiteye yeni üyeler atanabilir.

4.1.3 Komite üyelerinin görev süresi 2 yıldır. Görev süresi dolan üyeler, Yönetim Kurulunca yeni atama yapılıncaya kadar görevlerini sürdürür.

4.1.4 Komite kendi üyeleri tarafından bir komite sekreteri seçer. Komite sekreterinin görevi çalışma belgelerini hazırlamak, çalışmalara ait kayıt ve dosyaları tutmak, düzenlemek, muhafaza etmek ve dönem sonunda Genel Müdüre teslim etmektir.

4.1.5 Komite her yıl Kasım ve Haziran ayında Yönetim Kurulunca belirlenen esaslar çerçevesinde mentorluk programı başvuru duyurusunu hazırlar ve yayınlar.

4.1.6 Yönetim Kurulunca belirlenen esaslar çerçevesinde mentileri belirler.

4.1.7 Mentorluk programına katılan mentilerin başarılarını ve performanslarını bu yönetmeliğe uygun olarak sürdüğünün takip ve kontrolünü yapar.

4.1.8 Mentorluk programına katılan mentilerin sosyal ve kültürel gelişimine destek olacak etkinlik ve toplantıları planlar ve düzenler.

4.1.9 Yıllık yapılan faaliyetlerle ilgili bilgilendirme raporunu ve gelecek yıla ilişkin önerilerini Yönetim Kuruluna sunar.

4.1.10 Yönetim Kurulunca konusuyla ilgili verilen diğer görevleri yerine getirir.

4.1.11 Komite üyelerinin çoğunluğu ile toplanır ve toplantıya katılan üyelerin oy birliği ile karar verir.

4.2 BİLİM AĞACI VAKFI MENTORLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

 Mentorler; bilgi ve tecrübeleriyle, bireylere gönüllü rehberlik yapan, kendi alanlarında uzman, liyakatli kişilerdir.

Mentorler, mentilere rehberlik yaparken;

  1. Mentor, Menti’nin gelişim hedeflerinin belirlenmesinde sahip olduğu tecrübe ve bilgilerini aktararak katkı sağlanmaktan,
  2. Mentor, etik kurallar çerçevesinde görüşlerini, açık bir şekilde dile getirmekten,
  3. Rol model, kariyer rehberliği yapmaktan,
  4. Mentor, geri bildirim almaya ve vermeye açık olmaktan,
  5. Mentor, bunun bir gelişim ve karşılıklı öğrenme süreci olduğunu hatırlamak, açık paylaşımların yapılabilmesi için gerekli güven ortamını yaratmaktan,
  6. Mentor davranışlarında sabırlı, destekleyici, motive edici ve olumlu yaklaşmaktan,
  7. Mentor, etkili soru sormak ve aktif dinleme yapmaktan,
  8. Öğrenme hedeflerinin belirlenmesinde yardımcı olmaktan,
  9. Odaklanarak, yargılamadan dinlemekten ve kendisiyle paylaşılan kişisel bilgilerin gizliliğine dikkat etmekten,
  10. Sorunu anlama, riski değerlendirme, karar verme ve sonuç alma süreçlerinde destekleyici olmaktan,
  11. Mentiye yetişkin bir birey olarak davranmaktan,
  12. Mentor, her görüşmeden sonra görüşme formunu ve süreç sonunda anket değerlendirme formunu doldurmaktan sorumludur.

4.3BİLİM AĞACI VAKFI MENTİLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

Menti; bilgi, beceri geliştirmek isteyen, ya da bulunduğu konumda bir problemle karşılaşıp en verimli şekilde nasıl giderebileceğini merak eden veya yeni aldığı bir kararla ilgili olası sonuçları hesaplayıp en başından oluşabilecek problemleri engellemek isteyen, bunun için bir mentora başvuran kişi olarak tanımlanır. Bilim Ağacı Vakfı Mentorluk programına seçilmiş olan bursiyerler, mezun bursiyerler ve bu programından yararlanmaya hak kazanmış bireylerdir.

  1. Menti, en az sekiz aylık mentorluk süreci içerisinde en az altı defa olmak üzere en az bir saat mentorü ile görüşerek karşılıklı belirlenen takvime uymaktan,
  2. Menti, Mentorun görüşlerini alarak gelişim konularını belirlemekten ve geribildirim almaya açık olmaktan,
  3. Menti, bunun bir gelişim ve karşılıklı öğrenme süreci olduğunu bilmekte ve kabul etmektedir.
  4. Menti, görüşme formlarını imzalamak ve süreç sonunda değerlendirme formunu doldurmaktan,
  5. Mentorluk sürecinde edindiği bilgilerle kariyer planı yapmak için istekli olmaktan,
  6. Önemli gördüğü ve gelişmek istediği konuları, etik çerçevede gündeme getirmekten,
  7. Mentor paylaşımlarının, kendisine özel olduğunu dikkate alarak, bunları başkaları ile paylaşmamaktan,
  8. Süreç boyunca karşılıklı gizlilik prensiplerine uymaktan sorumludur.

BÖLÜM 5 – DİĞER

5.1   MENTORLUK PROGRAMI EĞİTİMİ

Mentorluk Programı sürecinde Mentor, Menti ve Vakıf Proje Koordinasyon ekibinin eğitimleri vakıf tarafından sağlanacaktır. Bu eğitimler yüz yüze ve/veya online olarak gerçekleştirilecektir.

5.1.1 Mentorlar program başlamadan önce iki saatlik bir tanışma ve eğitim programına katılırlar. Bu toplantıda Mentorluk Programı hakkında genel bilgiler Vakfın Etik değerleri ve Mentorluk Programı sürecinin uygulanması ile ilgili eğitim alırlar. Program dönemi içerisinde ayrıca mentorlara yönelik eğitimler düzenlenir.

 5.1.2 Mentiler program başlamadan önce iki saatlik bir tanışma ve eğitim programına katılırlar. Bu toplantıda Mentorluk Programının hakkında genel bilgiler ve Vakfın Etik değerleri ve Menti görev ve sorumlulukları ile ilgili eğitim alırlar.

5.1.3   Mentorluk Programı Koordinasyon ekibi, Mentorlar ve Mentiler Mentorluk Programı yazılım platformu kullanma eğitimi alırlar.

5.2   MENTORLUK PROGRAMI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME SÜRECİ

5.2.1   Mentorluk Programı uygulama sürecinde programın etkililik ve başarı ölçümü ve değerlendirilmesi programın mentilerin tutumları üzerindeki etkileri, mentor performansı üzerine ölçme ve değerlendirmeleri yapılır.

YÜRÜRLÜK

 Bu yönetmelik, Bilim Ağacı Vakfı Yönetim Kurulu’nun — / — 2022 tarihli toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.n

İletişim

Konutkent Mahallesi 3028. Cadde No:6 Kat: 2 , 06810 SMK Kule
Çankaya / ANKARA

Sosyal Medya

Sosyal Medya hesaplarımızdan bizleri takip edebilirsiniz.